下面是扫描仪扫描文档时要经过的步骤：
将文档放在玻璃板上，然后合上上盖。大多数扫描仪上盖的内侧都是白色的，但也有少数是黑色的。上盖提供了统一的背景，以便扫描软件可以将其用作参考点，以确定被扫描文档的尺寸。大多数平板式扫描仪都允许将上盖取下，以便扫描体积比较大的对象，例如一本很厚的书中的一页。
灯是用来照亮文档的。新型扫描仪中的灯要么是冷阴极荧光灯(CCFL)，要么是疝1气 灯，而老式的扫描仪可能使用标准荧光灯。
整个装置（反射镜、透镜、滤色镜和CCD阵列）构成了扫描头。扫描头在一条连接到步进电机上的传动带的带动下，慢慢扫过文档。扫描头连到一根平衡杆上，这样可以保证在该遍扫描过程中不会出现摇摆和偏移。“遍”意味着扫描头已经对文档完成了一次完整的扫描过程。
工作原理：
扫描仪主要由光学部分、机械传动部分和转换电路三部分组成。扫描仪的核心部分是完成光电转换的光电转换部件。目前大多数扫描仪采用的光电转换部分是感光器件（包括CCD、CIS和CMOS）。
扫描仪工作时，首先由光源将光线照在欲输入的图稿上，产生表示图像特征的反射光（反射稿）或透射光（透射稿）。光学系统采集这些光线，将其聚焦在感光器件上，由感光器件将光信号转换为电信号，然后由电路部分对这些信号进行A/D（Analog/Digital）转换及处理，产生对应的数字信号输送给计算机。当机械传动机构在控制电路的控制下带动装有光学系统和CCD的扫描头与图稿进行相对运动，将图稿全部扫描一遍，一幅完整的图像就输入到计算机中去了。
扫描前期处理
扫描仪应摆放在平整、震动较少的地方，这样步进电机运转时不会有额外的负荷，才可以保证达到理想的扫描仪垂直分辨率。
保持工作环境的清洁：扫描仪工作时，光从灯管发出后到CCD接收之间要经过玻璃板以及若干个反光镜片及镜头，其中任何一部分落上灰尘或其他微小杂质都会改变反射光线的强弱，从而影响扫描图像的效果。因此，工作环境的清洁是确保图像扫描质量的重要前提。
预热：在开始扫描以前最1好先让扫描仪预热一段时间(时间长短从10多秒到几分钟，依具体环境而定)。这是由于扫描仪在刚开启的时候，光源的稳定性较差，而且光源的色温也没有达到扫描仪正常工作所需的色温，因此，此时扫描输出的图像往往饱和度不足。要扫描的图像要摆放在扫描起始线的中央，可以最1大限度的减少由于光学透镜导致的失真。